Sokan keresik a különböző módszerek a produktivitás növelésére, ám nagy részük komolyabb idő-gazdálkodási rendszerekre épülnek. Ezekkel az a baj, hogy túl nagy változtatást igényelnek a mindennapjainkban, és ha például sokat utazunk, sok váratlan dolog jöhet közbe a munkánkban, akkor nehezen állunk át holnaptól, egy strukturált, kialakított menetrendre. Ilyenkor szükségünk van több időre, hogy implementáljuk a változtatásokat.
Ez a három kis dolog viszont szinte azonnal alkalmazható és segíthet nagyot lendíteni produktivitásunkon:
1. Csinálj „A” és „B” hetet a meetingeknek
Ha állandóan a feladatok, ügyfél megbeszélések és a céges meetingek között rohangálunk, sokkal megterhelőbbnek tűnik a dolgunk, és sokkal több a megszakítás a napunkban. E helyett próbáljunk meg olyan heteket létrehozni, melyek kizárólag meetingekből állnak vagy kizárólag munkafeladatok megoldásából.
A „meetinges” héten találkozol ügyfelekkel, dolgozókkal, munkatársakkal, akkorra időzíted a céges megbeszéléseket és a holt időket feladatok elvégzésével töltöd ki.
A „nem meetinges” héten teljes mértékben a „munkára” fókuszálsz, hogy elég időd legyen mélyen beleásni magad a projektekbe és a feladatok elvégzésébe. Legyél produktív ezeken a heteken, és próbálj meg nem szervezni mást a hétre. A naptáradban valahogy jelezheted is előre, hogy milyen hét jön, hogyan kell szervezned.
2. Csinálj ütközőnapokat a projektek körül
Valamin pontosan a határidejéig dolgozni a kiégés receptje. Ha lesz egy nagy beszédünk, egy fontos prezentációnk egy ügyfélnek, vagy egy új projekt elindítása esedékes, határozzuk el magunkat, hogy 48 órával a határidő előtt befejezzük a rákészülést, előkészületeket.
Így lesz egy teljes ütközőnapunk a valódi határidő előtt, hogy egy kis levegőhöz juthassunk, ami hozzásegít mindent tisztán átlátni, átnézni, és talán pár dolgot még javítani, fejleszteni. Valakivel még utoljára beszéljük át az adott anyag tartalmát (egy külső objektív vélemény sosem árt), mielőtt prezentálnánk vagy benyújtanánk.
3. Használd a Post-it trükköt
Az olyan emberek, akik egyszerre több dologgal foglalkoznak (multitasking), valójában kevesebbet végeznek el. Kutatások bizonyították, hogy a multitasking nem effektív. Ahelyett, hogy csinálnánk egy teendő listát, majd elkezdenénk végigmenni rajta, kezdjünk minden napot úgy, hogy végignézzük a teendők listáját, kiválasztunk annyit, amennyi ráfér egy 7,5 x 7,5 -ös (alap méretű) Post-it jegyzetre. (Ne csaljunk kisebb vagy nagyobb méretűvel!)
Legyenek azok a teendők a fókuszban aznap. Észreveszitek majd, hogy több kisebb, kulcsfeladat elvégzésére fókuszálva, a végén sokkal több mindent elvégeztek.
Egy elfoglalt vállalkozónak 100%-ban szervezettnek lennie egy fantasztikus ideál, mint például elérni a nulla olvasatlan e-mail állapotot. Szép ha megtörténik és igyekszünk elérni, de általában mindig több feladat jelentkezik. Ahelyett, hogy mereven próbálnánk kontrollálni és beosztani minden percét a napnak, hogy produktívak legyünk, adjunk magunknak egy széles korlátot. Így csak annyira lazítunk a gyeplőn, hogy koncentráltabbak leszünk, és úgy hajtjuk végre a feladatokat, hogy túlterheltnek éreznénk magunkat és nagy nyomás alatt lennénk.
Forrás: entrepreneur.com
Kép forrása: Flickr | Dennis Hamilton
