Az Eisenhower-mátrix, más néven Sürgős-fontos mátrix segít a feladatok sürgősségének és fontosságának eldöntésében és rangsorolásában, kiválogatva a kevésbé sürgős és fontos feladatokat, amelyeket vagy delegálnod kell, vagy egyáltalán nem kell elvégezned. Összességében a mátrix abban segít, hogy el tudd dönteni, mit is kell megcsinálnod.
Honnan származik a név?
Dwight D. Eisenhower volt az Egyesült Államok 34. elnöke 1953-tól 1961-ig. Mielőtt elnök lett, tábornokként szolgált az Egyesült Államok hadseregében és a szövetséges erők legfőbb parancsnokaként a második világháború alatt. Később ő lett a NATO első főparancsnoka is.
Eisenhowernek folyamatosan nehéz döntéseket kellett hoznia arról, hogy a sok feladat közül melyikre összpontosítson minden nap. Ez vezetett végül a világhírű Eisenhower-elv kitalálásához, amely ma már segít nekünk a sürgősség és a fontosság szerinti rangsorolásban.
Hogyan használjuk az Eisenhower-mátrixot?
A feladatok sürgősség és fontosság szerinti priorizálása 4 kvadránst eredményez, különböző munkastratégiákkal:
➀ Első teendő
Ezek a sürgős ÉS fontos dolgok, ezeket kell elvégezned.
➁ Ütemezés
Fontos, de nem annyira sürgős dolgok, be kell ütemezni.
➂ Delegálás
Ami sürgős, de kevésbé fontos, bízd rá másokra.
➃ Ne csináld meg
Ami nem sürgős sem fontos, egyáltalán ne tedd meg.
Az első kvadránst úgy hívjuk, hogy “Tedd meg” (Tedd meg először), mivel ezen feladataid fontosak az életed és a karriered szempontjából, és mivel sürgősek, még ma vagy legkésőbb holnap el kell végezned őket. Használhatsz időzítőt, hogy segítsen koncentrálni, miközben megpróbálsz minél többet elvégezni belőlük. Tipp: a Pomodoro technika is segíthet ebben.
Ilyen típusú feladat lehet például egy fontos dokumentum átnézése a főnököd számára, vagy egy határidős ajánlat elkészítése.
A második kvadránst ütemtervnek nevezzük. Feladatai fontosak, de kevésbé sürgősek. Ide kell felsorolnod azokat a feladatokat, amelyeket be kell írnod a naptáradba.
Ilyen lehet például valakinek a felkeresése, aki jelenleg szabadságon van, vagy egy olyan munka, amit felesleges most elkezdeni, de van egy jövőbeni határideje.
A profi időmenedzserek kevesebb dolgot hagynak tervezetlenül, ezért igyekeznek a legtöbb munkát a második kvadránsban kezelni, csökkentve a stresszt azáltal, hogy a sürgős és fontos teendőket egy ésszerű közeljövőbeli időpontra megszüntetik (azaz elvégzik), valahányszor új feladat érkezik.
A harmadik kvadránsba azok a feladatok kerülnek, amelyeket delegálhatsz, mivel kevésbé fontosak számodra, mint mások, viszont elég sürgősek. Az átruházott feladatokat érdemes nyomon követned, hogy később ellenőrizni tudd, hogyan haladnak.
Az átruházott feladatra példa lehet, ha valaki felhív, hogy sürgős szívességet kérjen, amihez nem feltétlenül van szükség konkrétan a Te személyedre. Ezt a feladatot delegálhatod úgy, hogy javasol egy jobb személyt a feladatra, vagy átadod a hívónak a szükséges információkat, hogy ő maga intézze el az ügyet.
A negyedik és egyben utolsó kvadráns a “Ne tedd”, ami azért van itt, hogy segítsen neked kiválogatni azokat a dolgokat, amelyeket egyáltalán nem kellene csinálnod. Ide olyan dolgok tartoznak, amikre teendőként tekintesz, de valójában se nem fontosak, se nem sürgősek.
Ismerd fel ezeket, hiszen hátráltatnak Téged az 1-es és 2-es kvadránsban található feladatok elvégzésében.
5 időgazdálkodási tipp az Eisenhower-mátrix alkalmazásakor
- A tennivalók listára írása felszabadítja az elmédet. De mindig kérdezd meg magadtól, mit érdemes először megtenni.
- Próbáld meg korlátozni magad, hogy kvadránsonként legfeljebb nyolc feladatot jelölj meg. Mielőtt újabbakat írnál hozzá, először a legfontosabbat végezd el. Ne feledd: nem a feladatok összegyűjtése, hanem befejezése a lényeg. Tipp: ebben segít, ha alkalmazod a “2 perces szabályt”
- Mindig csak egy listát vezess mind az üzleti, mind a magánéleti feladatokról. Így soha nem panaszkodhatsz majd a nap végén, hogy semmit nem csináltál meg a családodnak vagy magadnak.
- Ne hagyd, hogy ön vagy mások eltereljék a figyelmedet. Ne hagyd, hogy mások határozzák meg a prioritásaidat (talán ez a legnehezebb). Reggel tervezz, aztán dolgozz a feladataidon. És a végén élvezd a befejezett feladatokkal járó elégedettség érzését.
- Végül pedig próbálj meg nem halogatni annyit. Még azzal sem, hogy “túlmenedzseled” a teendőidet.
Forrás: https://www.eisenhower.me/eisenhower-matrix/
