Külön kategóriát szenteltünk az oldalon a hatékonyságnak, okkal. Apróságokkal, kis változtatásokkal, egyszerű módszerekkel, mint a 2 perces szabály elérheted, hogy több dolgot el tudj végezni, gyorsabban haladj, csökkentsd a rád nehezedő stresszt.
A 2 perces szabály is egy ilyen egyszerű „trükk”, nézzük, miben segít!
Magát a módszert (talán ez jobb kifejezés mint a szabály) David Allen, a híres hatékonyság-guru találta ki, vagy legalábbis ő fogalmazta meg a témában már klasszikusnak számító „Intézz el mindent!” (angolul Getting Things Done, mely gyakran GTD-ként van rövidítve) című könyvében.
Hogyan működik a 2 perces szabály?
A módszer lényege, hogy amikor egy teendő felmerül vagy rendszerezésre kerül, azokat a teendőket, melyek maximum – kapaszkodj – 2 percet vesznek igénybe, intézd el azonnal.
Ideális esetben vezeted a teendőidet, még ideálisabb esetben ezeket időről időre rendszerezed. Ilyenkor egy ilyen 2 perces teendőt több idő/energia elrakni a megfelelő helyre, majd megint elővenni, mintha azonnal elvégeznéd.
Természetesen igaz ez a még nem rendszerezendő, csak éppen felmerülő teendőkre is. Ha valakinek el kell küldened egy SMS-t, biztosan hatékonyabb rögtön elküldeni, mintsem megírni, majd egy emlékeztető hatására később elküldeni, a teendőt pedig kipipálni…
Miért pont 2 perc?
Nyilván ez egy becslés, ha rászoksz, érezni fogod, mely feladatok tartoznak ebbe a kategóriába. Azonban kb. ennyi idő az, aminél a teendő fent említett rendszerezése – ismét elővétele már nagyon nem lenne hatékony. Magyarán többet foglalkozol a teendő rendszerezésével mint a tényleges elvézésével.
Máshonnan megközelítve pedig egy 2 perces „valami” nem fog igazán kizökkenteni, hosszú időre lekötni egyéb teendőid közben. 2 perced gyakorlatilag mindig van.
Mikor nem lehet alkalmazni?
Természetesen vannak kivételek, mint mindig.
Ha nagyon koncentráltan vagy egy feladatban, pl. Pomodoro módszerrel dolgozol, olyasmit csinálsz, ami tényleg folyamatos odafigyelést igényel, akkor célszerűbb gyorsan felírni valahová a teendőt és nem foglalkozni vele – csak később.
Emellett lehetnek olyan teendők, amiket, habár el lehet 1-2 perc alatt végezni, nem mindegy, hogy mikor. Ha szombat este jut eszedbe egy vállalkozót egy gyors kérdéssel felhívni – ne tedd, várd meg vele a hétfőt (ezt minden vállalkozó nevében külön kérem :)).
A hatékonyság fejlesztésével kapcsolatos legnagyobb nehézséget egyébként jól szemlélteti ez a módszer. Nem megfelelően alkalmazva tovább rendezgetsz egy feladatot mint amennyi idő a tényleges elvégzése. Ugyanígy a hatékonyságod fejlesztésem az ezzel való foglalkozás nem szabad a hatékonyság rovására menjen 🙂
Ha görcsölsz rajta, stopperrel méred a 2 perceket, bosszankodsz, semmi értelme. Ne is szabályként, módszerként, inkább csak egy megközelítésként kezeld ezt a „valamit”.
Mint minden, ez is megszokást igényel. Nem kell felírnod sehová, csak gondolj rá néha: ha előkapod a telefonodat felírni egy 2 perces teendőt, inkább csináld meg! 😉
