A naptár hatékony használatának alapelveit egy korábbi írásunkban már elkezdtük taglalni. Akkor ígértük, hogy a konkrét tippeket, módszereket is mutatunk a naptár vezetéséhez, most az időblokkok technikáját ismerheted meg.
Az időblokkok használatának lényege, hogy gyakorlatilag mindent beírsz a naptárba, minden tevékenység kap egy időblokkot, MELYET ELŐRE MEGHATÁROZOL.
Naptárba sokan csak a találkozókat írják be, esetleg emlékeztetőket. Persze ez is több mint a semmi, azonban időblokkok használatával még komolyabb kontrollt szerezhetünk a napunk felett.
Olyanoknak ajánlom, akik viszonylag rugalmasan, nagyrészt saját maguk osztják be az idejüket, ennek minden előnyével és hátrányával. Az előnyök talán nyilvánvalóak, de sokan nem tudják ennek a hátrányát: a szabad időbeosztás során gyakran kapnak bizonyos tevékenységek túl sok, mások túl kevés időt.
Az időblokkok használatának lényege, hogy a naptárat gyakorlatilag teljesen fel kell tölteni, minimális üres hely maradhat benne.
Ennek egyik előnye, hogy jobban irányítod a napodat, illetve jobban látod előre, mi fog történni.
Ahogy az angol mondás tartja:
„What gets scheduled, gets done.” – Azaz, ami be lesz ütemezve, az lesz elintézve.
Ha csak a találkozók, események vannak beírva a naptárba, sok mellékes tevékenység fel sem tűnik, mennyi időt visz el.
Nézzünk egy példát! A naptár ezt tartalmazza:
– Ebéd Lacival 12:30-14:00-ig
– Gyerek teniszedzése 17:00-19:00
Első pillantásra ez egy laza nap, 1,5 órás ebéd, majd este a gyerek teniszezik 2 órát, jut idő sok minden másra!
Azonban a valóságban ez jó eséllyel úgy néz ki:
– Elindulni az ebédre, utazással, parkolóhely kereséssel 11:45 környékén
– 14:00-14:30 utazás vissza, mondjuk az irodába
– 16:00-kor indulás haza, hogy felvedd a gyereket és odaérjetek edzésre
9:00-s munkakezdéssel számolva ebéd előtt van egy bő 1,5 órád.
Ebéd és tenisz között szintén. Ráadásul a tenisz már munkaidő után van, így az ezalatt elintézhető dolgok köre is szűkebb.
Így történik meg az, hogy elsőre azt látod, a 9:00-17:00 közötti munkaidődből csak egy 1,5 órás ebédidő foglalt, míg a valóság, hogy csak kb. 2x 1,5 óra szabad. Ilyenkor esünk abba a hibába, hogy 9:30ra nyugodtan beütemezünk egy megbeszélést, hiszen „bőven van időnk” és gyakorlatilag el is tűnt a szabadon felhasználható időnk egészen 15 óráig.
Az időblokkok használatának két konkrét előnye van:
– Látod, hogy a „mellékes” tevékenységek (pl. utazás) mennyi időt vesznek el a napodból.
– Nagyobb kontrollt nyersz az időd felett, hiszen beütemezhetsz dolgokat, amikre egyébként maguktól nem biztos, hogy sor kerülne.
Néhány példa, mik lehetnek a „mellékes” dolgok, amik ugyanúgy viszik az idődet, de nem mindig látjuk előre, nem számolunk velük:
– utazás (plusz parkolóhely keresés, megállótól séta!)
– reggeli, ebéd, vacsora
-telefonos egyeztetések (itt azokra gondolok, amikor tudod, hogy egy beszélgetés nem 1 perc lesz)
– pakolás, készülődés
– sportolás, ami nem szervezett edzés, hanem pl. az, hogy elmész futni
Tapasztalatom szerint ezeket kevesen írják a naptárba, pedig ugyanúgy elfoglalják az időt mint egy sales meeting vagy egy szülői értekezlet.
Nyilván nem kell túlzásba esni, nem kell a fogmosást, zuhanyzást, reggeli készítést, elfogyasztását külön beírni a naptárba. De ha van egy „futás”, egy „reggeli készülődés”, „utazás” nevű időblokk, akkor rögtön látod, hogy mondjuk ez mind belefér-e a reggeledbe, hogy odaérj a 9:00-s találkozóra.
A másik előny, a nagyobb kontroll az időd felett, azt jelenti, hogy „be tudsz foglalni” magadnak időt arra, amire egyébként nem biztos, hogy szakítanál, mondván „nincs rá idő”.
De ha már most beírod jövő kedd estére, hogy futni fogsz, akkor nehezen fog „közbejönni valami”. Persze ehhez az kell, hogy hasonló fontossággal kezeld ezeket a bejegyzéseket, mintha egy „rendes” naptáresemény lenne.
Én az alábbi módon használom a naptárban az időblokkokat:
– van egy normál naptár (piros)
– és van egy időblokk nevű (zöld)
A piros, normál naptáramba az kerül, ami mindenképpen akkor van: megbeszélés, csoportos edzés, színház, találkozó stb.
A zöld, időblokk nevű naptáramba kerülnek – kapaszkodj – az időblokkok.
A kettő közötti különbség, hogy a piros események kőbe vannak vésve, hiszen mások is tudnak róla, míg a zöldeket a NAPON BELÜL mozgathatom. Beírok egy fél órát ebédre, mondjuk 12-re, amit eltolhatok persze akár 1-re is, de a lényeg, hogy aznap (ideális esetben :)) meg kell történnie, de végülis rugalmas, hogy mikor.
Így már előre látom, hogy aznap mennyi VALÓBAN szabad időm lesz és ennek függvényében szervezek pl. találkozókat.
Ez sok munkának tűnhet, de ha digitális naptárat használsz, akkor ismétlődő eseményekkel (pl. ebéd, utazás), események másolásával rövid idő alatt feltöltheted a hetedet.
Javaslom, hogy hétvégén töltsd fel időblokkokkal a következő hetedet, a „beeső” dolgokat pedig már ezek függvényében fogod tudni kezelni.
A naptár hatékony kezeléséről lesz még több írás, addig is javaslom, hogy próbáld ki az időblokkok módszerét, nekem személy szerint rengeteget segített!
